Protokolle, Mitgliederlisten, Fotos vom Sommerfest: Vieles davon soll auf die Vereinswebsite, aber nicht für jeden sichtbar sein. Hier erfahren Sie, wie ein geschützter Mitgliederbereich funktioniert, worauf Sie beim Datenschutz achten sollten und welche Fehler häufig passieren.
Öffentlich oder nur für Mitglieder?
Eine Vereinswebsite hat zwei Aufgaben. Sie soll nach außen informieren und neue Mitglieder gewinnen. Gleichzeitig ist sie für viele Vereine der einfachste Weg, Unterlagen an die eigenen Mitglieder zu verteilen. Deshalb lohnt es sich, vorab festzulegen, was wohin gehört.
Das darf jeder sehen
- Vorstellung des Vereins und Ansprechpartner
- Termine öffentlicher Veranstaltungen
- Berichte und Fotos, für die eine Erlaubnis zur Veröffentlichung vorliegt
- Informationen zur Mitgliedschaft, zum Beispiel Beiträge und Aufnahmeantrag
Das gehört in den Mitgliederbereich
- Protokolle der Mitgliederversammlung und Kassenberichte
- Telefon- und Adresslisten von Vorstand und Mitgliedern
- Interne Rundschreiben und Formulare
- Fotos von internen Veranstaltungen
Warum das auch eine Frage des Datenschutzes ist
Sobald es um Namen, Adressen, Telefonnummern oder Fotos von Personen geht, handelt es sich um personenbezogene Daten. Dann gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und zwar auch für kleine, ehrenamtlich geführte Vereine.
Die DSGVO verlangt unter anderem, dass solche Daten durch angemessene technische Maßnahmen geschützt werden (Artikel 32 DSGVO). Eine Mitgliederliste, die als PDF frei zugänglich im Internet liegt, erfüllt das nicht.
Bei Fotos gilt zusätzlich: Wer Bilder veröffentlicht, auf denen Personen erkennbar sind, braucht dafür in vielen Fällen deren Einwilligung. Ein geschützter Bereich ersetzt diese Einwilligung nicht, er verkleinert aber den Kreis derer, die die Bilder sehen.
Wie funktioniert ein Mitgliederbereich?
Das Prinzip ist einfach: Jedes Mitglied bekommt einen eigenen Zugang mit Benutzername und Passwort. Nach der Anmeldung sieht es zusätzliche Seiten, Termine und Dokumente, die Besucher ohne Anmeldung nicht sehen.
WordPress bringt dafür bereits eine Benutzerverwaltung mit Rollen mit. Diese lässt sich so einrichten, dass sie zu Ihrem Verein passt, zum Beispiel:
- Mitglieder dürfen interne Inhalte lesen.
- Der Vorstand sieht zusätzlich Unterlagen, die nur für den Vorstand bestimmt sind.
- Die Redaktion darf Beiträge, Termine und Dokumente einstellen.
Drei häufige Fehler
1. Ein Passwort für alle
WordPress kann einzelne Seiten mit einem Passwort schützen. Das ist schnell eingerichtet, aber alle Mitglieder teilen sich dann dasselbe Passwort. Wer den Verein verlässt, kennt es weiterhin, und niemand kann nachvollziehen, wer Zugriff hat. Persönliche Zugänge sind deutlich sicherer, weil man sie einzeln sperren kann.
2. Geschützte Seite, aber offene Dateien
Ein oft übersehener Punkt: Dateien, die in WordPress hochgeladen werden, etwa PDFs oder Fotos, sind standardmäßig über ihre direkte Internetadresse abrufbar. Das gilt auch dann, wenn die Seite, auf der sie verlinkt sind, geschützt ist. Wer den Link kennt oder weitergibt, kommt also an die Datei. Für vertrauliche Unterlagen muss deshalb auch die Dateiablage geschützt werden.
3. Unterlagen per E-Mail an alle
Viele Vereine verschicken Protokolle als Anhang an den gesamten Verteiler. Dabei landen die Dokumente in zahlreichen Postfächern, alte Versionen bleiben im Umlauf, und die E-Mail-Adressen aller Empfänger sind schnell versehentlich für alle sichtbar. Ein Mitgliederbereich hält alles an einem Ort. Per E-Mail geht dann nur noch der kurze Hinweis, dass etwas Neues online ist.
Was sonst noch wichtig ist
- Verschlüsselte Verbindung: Anmeldedaten dürfen nie unverschlüsselt übertragen werden. Erkennbar ist das am Schloss-Symbol und an „https“ in der Adresszeile des Browsers.
- Server in der EU: Website und Mitgliederdaten sollten bei einem Anbieter in der EU liegen. Mit dem Webhoster wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
- Updates und Datensicherung: Eine Website mit Anmeldung muss regelmäßig gepflegt werden, damit Sicherheitslücken schnell geschlossen werden.
- Einfache Bedienung für Ehrenamtliche: Neue Mitglieder freischalten, ein Passwort zurücksetzen, ein Dokument hochladen: Das sollte der Vorstand ohne Technikkenntnisse selbst erledigen können.
- Datenschutzerklärung ergänzen: Wenn sich Mitglieder auf der Website anmelden, muss das in der Datenschutzerklärung beschrieben werden.
Sie möchten für Ihren Verein einen Mitgliederbereich einrichten oder Ihre bestehende Lösung sicherer machen? Sprechen Sie uns an, das Erstgespräch ist kostenlos.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.